Política de privacidad y tratamiento de datos personales — procezia.

1. Responsable del tratamiento

• Responsable: Fabio Augusto Giraldo Valencia, comerciante, establecimiento de comercio PROCEZIA (matrícula mercantil 21-850102-02, Cámara de Comercio de Medellín), NIT 4582302-0.
• Dirección: Carrera 27 # 20 Sur-121, Medellín, Colombia.
• Correo: fabio@procezia.com
• Teléfono / WhatsApp: +57 315 050 7213
• Sitio web: https://procezia.com

Esta política se adopta conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas colombianas de protección de datos personales.

2. Qué es procezia. y Vita

procezia. ofrece a pequeños negocios un asistente virtual llamado Vita, que responde a los clientes de cada negocio por WhatsApp usando la información que el propio negocio carga (precios, horarios, servicios, políticas) y puede agendar citas.

Tratamos datos en dos papeles:

• Como responsable, de los datos de los negocios que contratan procezia. (cuentas del panel).
• Como encargado, por cuenta de cada negocio, de los datos de las personas que le escriben a ese negocio por WhatsApp. El negocio es el responsable de esos datos frente a sus clientes.

3. Qué datos recogemos

De los negocios (usuarios del panel): nombre, correo, teléfono, datos del negocio, documentos que cargan (listas de precios, menús, políticas, horarios), registros de acceso.

De las personas que escriben a un negocio por WhatsApp: número de teléfono, nombre de perfil de WhatsApp, contenido de los mensajes (texto, imágenes, documentos o audios que envíen), fecha y hora, y datos que entreguen para agendar (nombre, servicio, fecha).

No pedimos datos sensibles. Si una persona los envía por su cuenta, solo se usan para atender su solicitud.

4. Para qué usamos los datos

• Responder los mensajes a nombre del negocio y agendar citas.
• Permitir al negocio ver y continuar sus conversaciones en el panel.
• Pasar la conversación a una persona del negocio cuando se necesite.
• Mantener la seguridad, prevenir abusos y mejorar la calidad del servicio.
• Cumplir obligaciones legales.

No vendemos ni alquilamos datos personales y no los usamos para publicidad.

5. Autorización

Antes de procesar la conversación, Vita le pide a la persona su autorización para el tratamiento de sus datos. Si no la da, solo se le informa cómo contactar al negocio directamente.

6. Con quién compartimos los datos

Solo con proveedores necesarios para prestar el servicio, que actúan como encargados y bajo obligaciones de confidencialidad:

• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform): para enviar y recibir los mensajes.
• Google Cloud (Estados Unidos): servidores y almacenamiento cifrado de respaldos.
• Google Gemini API (modo pago): para generar las respuestas y leer documentos. En el modo pago, Google no usa estos datos para entrenar sus modelos.
• Calendarios que el negocio conecte (Google Calendar, Microsoft Outlook o Calendly): solo para agendar.

Algunos de estos proveedores están fuera de Colombia, por lo que puede haber transferencia internacional de datos a países con niveles adecuados de protección o bajo garantías contractuales.

7. Cuánto tiempo los guardamos

• Conversaciones: mientras el negocio tenga su cuenta activa, o hasta que el negocio o la persona pida borrarlas.
• Copias de seguridad: se eliminan automáticamente a los 30 días.
• Cuando un negocio cancela, borramos sus datos en un plazo máximo de 30 días, salvo obligación legal de conservarlos. Las copias de seguridad que aún los contengan desaparecen solas en los 30 días siguientes.

8. Seguridad

Conexiones cifradas (HTTPS), acceso al panel con contraseña, cuentas separadas por negocio, respaldos diarios cifrados en almacenamiento privado y acceso técnico restringido.

9. Sus derechos

Como titular, usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, revocar la autorización, pedir prueba de ella, saber cómo se han usado y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).

Cómo ejercerlos: escriba a fabio@procezia.com con su nombre, número de WhatsApp y su solicitud. Si sus datos los trató un negocio cliente de procezia., también puede pedírselo directamente a ese negocio.

• Consultas: respuesta en máximo 10 días hábiles.
• Reclamos: respuesta en máximo 15 días hábiles.

Borrar sus datos: envíe la solicitud a fabio@procezia.com indicando su número de WhatsApp y el negocio con el que conversó. Más detalles en https://procezia.com/eliminar-datos.html. Confirmaremos el borrado por correo.

10. Menores de edad

El servicio está dirigido a negocios y a sus clientes adultos. Si un menor escribe, solo se atiende su consulta básica y se recomienda que un adulto continúe.

11. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha. Los cambios importantes se informarán a los negocios por correo.